Voor heel wat zaken heb je de schriftelijke toestemming nodig van de ouders of voogd van minderjarigen. Bijvoorbeeld om persoonsgegevens te verwerken of beeldmateriaal te maken (GDPR), of om met een minderjarige (zonder diens ouders) naar het buitenland te gaan (ouderlijke toestemming). Het is dus zeker aan te raden om deze reflex in te bouwen en voor bijzondere activiteiten zoals een uitstap of een weekend toestemming te vragen aan de ouders of voogd. Een toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal vraag je best meteen bij de inschrijving of aan de start van je werking, zo ben je meteen in orde.
Naast een toestemming voor beeldmateriaal is het nuttig (maar niet verplicht) om van kinderen waarmee je aan de slag gaat een medische fiche op te vragen, zeker wanneer je op kamp gaat. Zo kan je als er iets gebeurt onmiddellijk de juiste informatie bezorgen aan hulpdiensten, ben je op de hoogte van allergieën en kan je het nemen van eventuele medicatie opvolgen. Een medische fiche mag maximaal 1 jaar worden bijgehouden en moet daarna worden vernieuwd en oude versies vernietigd. De medische fiche moet bij minderjarigen steeds door de ouders of voogd worden ingevuld.
In België geldt een algemeen verbod op kinderarbeid voor kinderen jonger dan 15 jaar (of zolang ze nog voltijds leerplichtig zijn). Activiteiten die kaderen in opvoeding, onderwijs of vrijetijdsbesteding vallen hier niet onder (bv. jeugdverenigingen, school, huishoudelijke taken). Wanneer er sprake is van (betaalde) activiteiten die verder gaan dan vrije tijd, geldt het verbod wel. Voor medewerking van kinderen als artiest bestaan uitzonderingen waarvoor een individuele toelating kan worden aangevraagd.
Hoewel de meeste toneelverenigingen onder vrijetijdsbesteding en vorming van het kind vallen en dus geen probleem vormen, kan het geen kwaad om de regels rond kinderarbeid te kennen. Voor verschillende leeftijdscategorieën gelden namelijk verschillende regels rond arbeidstijden en beperkingen waarmee organisaties best rekening houden.
Om minderjarigen beter te beschermen en een aantasting van hun fysieke, psychische of seksuele integriteit zoveel mogelijk te vermijden, voerde de Vlaamse Regering de verplichting in om bij nieuwe medewerkers in bepaalde functies een uittreksel van het strafregister op de vragen en te controleren. Het decreet ging in op 1 februari 2023. Het departement Cultuur, Jeugd en Media stelde een overzichtelijk document op waarin je alles kan nalezen. Hieronder vatten we de belangrijkste zaken samen maar we raden het aan om ook het volledige document door te nemen als je met minderjarigen werkt.
De officiële omschrijving is: 'Decreet houdende de verplichting voor bepaalde organisaties om een uittreksel uit het strafregister als vermeld in artikel 596, tweede lid, van het Wetboek van Strafvordering, te controleren voor bepaalde nieuwe medewerkers.'
Het decreet is een controleverplichting voor elke nieuwe medewerker. Je moet het uittreksel aanvragen voor je beslist de persoon aan te stellen. Je mag het echter enkel opvragen als je de kandidaat medewerker effectief wenst aan te stellen. Het uittreksel mag maximaal 1 maand oud zijn op het moment dat het wordt voorgelegd.
Je bent als organisatie verplicht om de controle van het uittreksel te doen, en wel wanneer de volgende vier voorwaarden zijn voldaan:
Wanneer moet de controle niet worden doorgevoerd?
Wanneer moet de controle opnieuw gebeuren?
Wanneer je als organisatie het uittreksel ontvangt moet je het volgens de inhoud beoordelen.
Gerechtelijke gegevens zijn erg gevoelige informatie. De GDPR stelt dan ook strenge regels voorop voor het omgaan met dit soort gegevens.
Indien men de formaliteit van het opvragen naleeft kan er geen sprake zijn van aansprakelijkheid wanneer er ondanks de controle toch iets misgaat. Er wordt van organisaties verwacht dat ze naar best vermogen een beslissing nemen en ter goeder trouw, voorzichtig en zorgvuldig handelen. De veiligheid van minderjarigen moet primeren.
